รายละเอียดงานเจ้าหน้าที่บัญชี จ่าย / AP
1. รับใบแจ้งหนี้ (Invoice Receipt):
- ทำการรับใบแจ้งหนี้จากผู้ขายหรือผู้รับบริการ
- ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในใบแจ้งหนี้ เช่น ราคาสินค้าหรือบริการ, ปริมาณ, ข้อมูลผู้ขาย
2. บันทึกข้อมูล (Data Entry):
- นำข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ไปบันทึกลงในระบบบัญชี AP โดยระบุรายละเอียดของรายการ เช่น รหัสรายการ, จำนวนเงิน, วันครบกำหนดชำระเงิน เป็นต้น
3. อนุมัติการจ่าย (Approval Workflow):
- จัดการกระบวนการอนุมัติใบแจ้งหนี้ โดยต้องผ่านการอนุมัติจากผู้มีอำนาจในองค์กร เช่น ผู้จัดการบัญชีหรือผู้บริหาร
4. จ่ายเงิน (Payment):
- หลังจากที่ใบแจ้งหนี้ได้รับการอนุมัติ กำหนดวันชำระเงินตามกำหนดในใบแจ้งหนี้
- จัดการการโอนเงินหรือเช็คในการชำระเงินให้แก่ผู้ขายหรือผู้รับบริการ
5. บันทึกการจ่าย (Payment Recording):
- บันทึกข้อมูลการจ่ายเงินลงในระบบบัญชี รวมถึงหมายเลขการอ้างอิงของการชำระเงิน เพื่อการติดตามและรายงาน
6. ตรวจสอบและควบคุม (Reconciliation and Control):
- ตรวจสอบความถูกต้องของรายการบัญชี AP และทำการควบคุมการจ่ายเงินให้สอดคล้องกับงบประมาณ
7. การรายงาน (Reporting):
- สร้างรายงานเกี่ยวกับการชำระเงิน, คงค้าง, และสถานะการจ่ายเงินสำหรับผู้บริหารและทีมบัญชี
- จัดทำรายงานภาษีซื้อ (ภง.30), ภงด.1, ภงด.3, ภงด.53, สปส.10-1
8. การบันทึกข้อมูลประจำ (Record Keeping):
- ทำการเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการ AP ไว้ในระยะเวลาที่กำหนดตามกฎหมาย
เจ้าหน้าที่บัญชี รับ / AR
1. สร้างใบแจ้งหนี้ (Invoice Generation):
- สร้างใบแจ้งหนี้ตามรายการสินค้าหรือบริการที่ลูกค้าได้รับ
- ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับราคา, ปริมาณ, วันครบกำหนดชำระเงิน และข้อมูลลูกค้า
2. บันทึกข้อมูล (Data Entry):
- นำข้อมูลจากใบแจ้งหนี้ไปบันทึกลงในระบบบัญชี AR โดยระบุรายละเอียดของรายการ เช่น รหัสรายการ, จำนวนเงิน, วันครบกำหนดชำระเงิน เป็นต้น
3. การส่งใบแจ้งหนี้ (Invoice Delivery):
- ส่งใบแจ้งหนี้ถึงลูกค้า โดยใช้วิธีทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางไปรษณีย์
4. ตรวจสอบการชำระเงิน (Payment Verification):
- ตรวจสอบการชำระเงินจากลูกค้าเมื่อถึงกำหนดชำระ
- ทำการบันทึกการรับเงินในระบบ AR
5. การระบุความคงค้าง (Aging Analysis):
- ตรวจสอบความคงค้างของการชำระเงินจากลูกค้า
- สร้างรายงานความคงค้างเพื่อติดตามและระบุการรับเงินที่
ทำงานหยุดอาทิตย์ละ 1 วัน